The English version of this Privacy Policy is legally binding. The German version below is provided for convenience only.
Last updated: 08 February 2026
One Voice (“we”, “us”, “our”, “the app”) respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This Privacy Policy explains what personal data we collect, how we use it, and what rights you have under applicable data protection laws, in particular the EU General Data Protection Regulation (GDPR). This policy applies to all users of the One Voice mobile application.
The controller responsible for the processing of personal data is:
Dietlinde Stroh
Hermann-Löns-Str. 30
53332 Bornheim
Germany
Email: message@onevoice.family
We have not appointed a data protection officer, as we are not legally required to do so.
We only collect personal data that is necessary for providing, operating, and improving the app’s functionality.
Email address (required for login and account management)
Name and username
Personal experiences, descriptions, or other information you choose to share in your profile or within the app
You are not obliged to provide profile information; you can omit or delete it at any time, and the core app functions remain usable.
Approximate location, if you grant permission in your device settings, to display nearby music events on the map
You can disable location access at any time in your device settings; this will only affect location‑based features.
When you use the app, certain technical data may be processed automatically for operational, security, and stability purposes:
Profile images uploaded by users are stored securely on the application server hosted by Render (Frankfurt, EU). Only the image URL is stored in our database.
IP addresses are not stored at the application level. Temporary processing may occur at the server infrastructure level (e.g. by our hosting provider) for technical, security, and operational stability reasons.
The app does not use device identifiers.
The app does not use Firebase.
The app does not use analytics or tracking tools.
The app does not provide in‑app messaging or chat functionality.
The app does not use push notifications at this stage. Notifications are currently sent exclusively via email.
The app is not directed at children under the age of 16. We do not knowingly collect personal data from children under 16. If we become aware that a user under 16 has created an account, we will delete the account and associated personal data without undue delay.
We process personal data on the following legal bases (Art. 6 GDPR):
Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract): for the creation and use of your user account, and to provide app features for singers, music groups, and organizers.
Art. 6(1)(a) GDPR (consent): for optional access to your approximate location. You may withdraw your consent at any time with effect for the future by changing your device settings.
Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest): for the technical operation, security, and improvement of the app, including temporary processing of IP addresses and log data at infrastructure level.
The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
Providing your email address is necessary to create and use a user account and thus to enter into and perform the contract for the use of the app. Without this information, the app cannot be used (Art. 13(2)(e) GDPR).
All other information, in particular profile information and location data, is voluntary and may be omitted or disabled at any time without affecting the basic functionality of the app.
We use your data for the following purposes:
To create, provide, and manage user accounts
To enable interaction and coordination between singers (“Voices”), music groups (“Teams”), and leaders/organizers (“Captains”)
To display nearby events on the map (where you have granted location access)
To ensure the security, stability, and technical operation of the app, and to improve functionality, especially during MVP and testing phases
We do not use your data for profiling or automated individual decision‑making within the meaning of Article 22 GDPR.
The app supports three user roles:
Singers = Voices
Music Groups = Teams
Leaders / Organizers = Captains
Within the app, the following information may be visible to other users depending on the feature:
Name, username, selected role (Voice/Team/Captain)
Voluntary profile information and descriptions
Participation in or organization of events or groups (e.g. listing a group or event together with your role)
We design visibility so that only information you actively provide for your profile or activities in the app is shared with other users. You can change or remove profile information at any time in your account settings.
Location access is optional.
If enabled: Nearby events may be displayed on the map based on your approximate location.
If disabled: Map‑based features may be limited or unavailable, but other app functions remain usable.
You can enable or revoke location access at any time through your device settings.
We do not sell personal data and we do not share data for advertising purposes.
Data is only shared with third parties where necessary for operating the app or where we are legally obliged to do so. Categories of recipients include:
Hosting provider (Render Services, Inc.) for hosting our backend services and databases on servers in Frankfurt, EU
Email service provider (Mailgun Technologies, Inc.) for sending system‑related emails (e.g. account registration, login, security and important service information)
These service providers act as processors and process personal data only on our documented instructions and under data processing agreements pursuant to Art. 28 GDPR.
No automated decision‑making, including profiling, within the meaning of Article 22 GDPR takes place.
The technical infrastructure of the app is hosted exclusively via:
Render.com (Render Services, Inc.)
All backend services and databases are hosted on servers located in Frankfurt, Germany (European Union).
The app does not use:
Firebase
Third‑party analytics tools
Device identifiers
In‑app messaging services
For email delivery, we use:
Mailgun Technologies, Inc.
Mailgun is used exclusively for sending system‑related emails (e.g. account communication, security notices). We do not use Mailgun for marketing tracking or analytics.
Personal data is primarily processed on servers within the European Union. Where in individual cases access by service providers outside the European Union or European Economic Area (e.g. USA) may occur or cannot be excluded, such access is safeguarded in accordance with Articles 44 et seq. GDPR, in particular on the basis of the EU Standard Contractual Clauses pursuant to Art. 46 GDPR.
We store personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes described in this policy or as required by law:
Account data (email, name, username, role and associated app data) are stored for the duration of the contractual relationship.
If you request deletion of your account, we will delete or anonymize personal data without undue delay, unless statutory retention obligations (e.g. commercial or tax law) require longer storage.
Technical logs and infrastructure‑level data (e.g. temporary IP processing by the hosting provider) are stored only for as long as necessary for security and operational purposes and are then deleted or anonymized.
Email correspondence may be stored for a limited period where necessary to document our communication and to assert, exercise, or defend legal claims, in line with applicable limitation periods.
User accounts and related personal data may be deleted upon request in accordance with Art. 17 GDPR, unless statutory retention obligations require continued storage.
We implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data against unauthorized access, loss, alteration, or misuse, taking into account the state of the art, implementation costs, and the nature, scope, context, and purposes of processing.
Under the GDPR, you have the following rights in relation to your personal data:
Right of access (Art. 15 GDPR)
Right to rectification (Art. 16 GDPR)
Right to erasure (“right to be forgotten”, Art. 17 GDPR)
Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
Right to data portability (Art. 20 GDPR)
Right to object to processing (Art. 21 GDPR), in particular where processing is based on legitimate interests
Right to withdraw consent at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR), where processing is based on your consent
To exercise your rights, please contact: message@onevoice.family
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the EU Member State of your habitual residence, place of work, or place of the alleged infringement (Art. 77 GDPR).
In Germany, you may contact for example:
The Federal Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (BfDI)
In North Rhine-Westphalia: the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information North Rhine-Westphalia (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, LDI NRW)
The app currently contains no advertising. No payments are collected during the MVP phase. If we introduce paid features or advertising in the future, we will inform you transparently and update this Privacy Policy where necessary.
We may update this Privacy Policy from time to time. Changes will be published on this page and, where the changes are significant, also within the app. Where required by law, we will obtain your consent for material changes.
If you have any questions about this Privacy Policy or about data protection at One Voice, please contact:
Email: message@onevoice.family
Hinweis: Die englische Fassung dieser Datenschutzrichtlinie ist rechtlich verbindlich. Die deutsche Fassung dient ausschließlich der besseren Verständlichkeit.
Stand: 08. Februar 2026
One Voice („wir“, „uns“, „die App“) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzrichtlinie erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen nach den geltenden Datenschutzgesetzen zustehen, insbesondere nach der Datenschutz‑Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Diese Richtlinie gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer der mobilen Anwendung One Voice.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Dietlinde Stroh
Hermann-Löns-Str. 30
53332 Bornheim
Deutschland
E‑Mail: message@onevoice.family
Eine Datenschutzbeauftragte bzw. ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Wir erheben nur solche personenbezogenen Daten, die für die Bereitstellung, den Betrieb und die Verbesserung der App‑Funktionen erforderlich sind.
E‑Mail‑Adresse (erforderlich für den Login und die Verwaltung des Kontos)
Name und Benutzername
Persönliche Erfahrungen, Beschreibungen oder weitere Angaben, die Sie freiwillig in Ihrem Profil oder innerhalb der App bereitstellen
Sie sind nicht verpflichtet, Profilinformationen anzugeben; Sie können diese jederzeit weglassen oder löschen, ohne dass die grundlegende Nutzung der App eingeschränkt wird.
Ungefährer Standort, sofern Sie in den Geräteeinstellungen die entsprechende Berechtigung erteilen, um Musikveranstaltungen in Ihrer Nähe auf der Karte anzuzeigen
Sie können die Standortfreigabe jederzeit in den Geräteeinstellungen deaktivieren; dadurch sind lediglich standortbezogene Funktionen eingeschränkt.
Bei der Nutzung der App können bestimmte technische Daten automatisiert zu betrieblichen, sicherheitsbezogenen und stabilitätsrelevanten Zwecken verarbeitet werden:
Von Nutzer:innen hochgeladene Profilbilder werden sicher auf dem Anwendungsserver bei Render (Frankfurt, EU) gespeichert. In der Datenbank wird ausschließlich die Bild‑URL gespeichert.
IP‑Adressen werden auf Anwendungsebene nicht dauerhaft gespeichert. Eine temporäre Verarbeitung kann auf Server‑Infrastrukturebene (z. B. durch den Hosting‑Anbieter) aus technischen, sicherheitsbezogenen und betrieblichen Stabilitätsgründen erfolgen.
Es werden keine Gerätekennungen (Device IDs) verwendet oder gespeichert.
Es wird kein Firebase eingesetzt.
Es werden keine Analyse‑ oder Tracking‑Tools verwendet.
Es existiert keine In‑App‑Nachrichten‑ oder Chat‑Funktion.
Push‑Benachrichtigungen werden derzeit nicht verwendet. Benachrichtigungen erfolgen ausschließlich per E‑Mail.
Die App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sobald wir Kenntnis davon erlangen, dass ein Konto von einer Person unter 16 Jahren angelegt wurde, löschen wir dieses Konto und die zugehörigen personenbezogenen Daten unverzüglich.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO):
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): für die Erstellung und Nutzung Ihres Nutzerkontos sowie die Bereitstellung der App‑Funktionen für Sänger:innen, Musikgruppen und Organisator:innen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): für die optionale Nutzung Ihres ungefähren Standorts. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über die Geräteeinstellungen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): für den technischen Betrieb, die Sicherheit und die Weiterentwicklung der App, einschließlich der temporären Verarbeitung von IP‑Adressen und Log‑Daten auf Infrastruktur‑Ebene.
Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Die Bereitstellung der E‑Mail‑Adresse ist für die Erstellung und Nutzung eines Nutzerkontos und damit für den Abschluss und die Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich. Ohne diese Angabe ist eine Nutzung der App nicht möglich (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).
Alle weiteren Angaben, insbesondere Profilinformationen und Standortdaten, sind freiwillig und können jederzeit deaktiviert oder weggelassen werden, ohne dass dies die grundlegende Nutzung der App einschränkt.
Wir verwenden Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von Nutzerkonten
Ermöglichung der Interaktion und Koordination zwischen Sänger:innen („Voices“), Musikgruppen („Teams“) und Leiter:innen/Organisator:innen („Captains“)
Anzeige von Veranstaltungen in der Nähe (bei erteilter Standortfreigabe)
Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und des technischen Betriebs der App sowie Verbesserung der Funktionalität, insbesondere während der MVP‑ und Testphasen
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Die App unterstützt drei Nutzerrollen:
Sänger:innen = Voices
Musikgruppen = Teams
Leiter:innen / Organisator:innen = Captains
Innerhalb der App können je nach Funktion gegenüber anderen Nutzer:innen insbesondere folgende Informationen sichtbar sein:
Name, Benutzername und ausgewählte Rolle (Voice/Team/Captain)
Freiwillig bereitgestellte Profilinformationen und Beschreibungen
Beteiligung an oder Organisation von Gruppen bzw. Veranstaltungen (z. B. Anzeige einer Gruppe oder Veranstaltung zusammen mit Ihrer Rolle)
Wir gestalten die Sichtbarkeit so, dass nur solche Informationen für andere Nutzer:innen sichtbar werden, die Sie aktiv in Ihrem Profil oder im Rahmen von App‑Funktionen bereitstellen. Sie können Profilinformationen jederzeit in den Kontoeinstellungen ändern oder entfernen.
Der Zugriff auf Standortdaten ist optional.
Wenn aktiviert: Veranstaltungen in der Nähe können auf der Karte auf Basis Ihres ungefähren Standorts angezeigt werden.
Wenn deaktiviert: Kartenbasierte Funktionen stehen ggf. nur eingeschränkt oder nicht zur Verfügung; andere Funktionen der App bleiben nutzbar.
Sie können die Standortfreigabe jederzeit über die Einstellungen Ihres Endgeräts erteilen oder widerrufen.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb der App erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Kategorien von Empfängern sind insbesondere:
Hosting‑Dienstleister (Render Services, Inc.) für das Hosting von Backend und Datenbank auf Servern in Frankfurt (EU)
E‑Mail‑Dienstleister (Mailgun Technologies, Inc.) für den Versand systemrelevanter E‑Mails (z. B. Konto‑Registrierung, Login, sicherheitsrelevante und wichtige Service‑Informationen)
Diese Dienstleister handeln als Auftragsverarbeiter und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer dokumentierten Weisung und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.
Die technische Infrastruktur der App wird ausschließlich über folgenden Anbieter betrieben:
Render.com (Render Services, Inc.)
Backend und Datenbank werden auf Servern in Frankfurt am Main (Europäische Union) gehostet.
Die App verwendet nicht:
Firebase
Drittanbieter‑Analyse‑Tools
Gerätekennungen (Device IDs)
In‑App‑Messaging‑Dienste
Für den Versand systembezogener E‑Mails nutzen wir:
Mailgun Technologies, Inc.
Mailgun wird ausschließlich für systemrelevante E‑Mails (z. B. Konto‑Kommunikation, sicherheitsrelevante Hinweise) eingesetzt. Es findet kein Marketing‑Tracking statt.
Personenbezogene Daten werden überwiegend innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Sofern in Einzelfällen ein Zugriff durch Dienstleister in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (z. B. USA) erfolgt oder nicht ausgeschlossen werden kann, geschieht dies unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von EU‑Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der in dieser Richtlinie genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
Kontodaten (E‑Mail, Name, Benutzername, Rolle sowie zugehörige App‑Daten) werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert.
Auf Ihren Wunsch hin löschen oder anonymisieren wir Ihr Konto und die zugehörigen personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Technische Log‑Daten und auf Infrastruktur‑Ebene verarbeitete Informationen (z. B. temporäre IP‑Verarbeitung durch den Hosting‑Anbieter) werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheits‑ und Betriebszwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
E‑Mail‑Korrespondenz kann für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden, soweit dies zur Dokumentation der Kommunikation und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist.
Nutzerkonten und zugehörige personenbezogene Daten können auf Anfrage gemäß Art. 17 DSGVO gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen. Dabei berücksichtigen wir den Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung.
Nach der DSGVO haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), insbesondere soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht
Recht auf Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: message@onevoice.family
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).
In Deutschland können Sie sich zum Beispiel wenden an:
Den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
In Nordrhein‑Westfalen: die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein‑Westfalen (LDI NRW)
Die App enthält derzeit keine Werbung. Während der MVP‑Phase werden keine Zahlungen erhoben. Zukünftige kostenpflichtige Funktionen oder Werbeformen werden transparent kommuniziert, und diese Datenschutzrichtlinie wird erforderlichenfalls entsprechend angepasst.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich zu aktualisieren. Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht und – sofern wesentlich – auch innerhalb der App kommuniziert. Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir für wesentliche Änderungen Ihre Einwilligung ein.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder zum Datenschutz bei One Voice wenden Sie sich bitte an:
E‑Mail: message@onevoice.family